الارشفة الرقمية، تنظيم ملفاتك الرقمية الشخصية

الارشفة الرقمية، في بيئة الأعمال الحالية شديدة التنافسية، تعد المعلومات أهم مورد للمنظمات، وفي معظم الحالات توجد في المستندات على الورق.
تمثل أنظمة الالتقاط (المسح، الفهرسة) للمعلومات الخطوة الأولى في أداء إدارة المعلومات،
مما يسمح بتحويل المستندات من شكل مادي إلى تنسيق إلكتروني، وكذلك استخراج المعلومات المطلوبة منها من خلال الارشفة الالكترونية.

ما هي الارشفة الرقمية؟

نسجل تجاربنا الشخصية وأحداثنا الحياتية رقميًا على أجهزة الكمبيوتر والهواتف والأجهزة الإلكترونية الأخرى،
في شكل مستندات وبريد إلكتروني وصور ووسائط اجتماعية وملفات صوتية / فيديو.
ولكن على عكس السجلات المادية، التي يمكن تخزينها وحفظها بمرور الوقت بجهد ضئيل إلى حد ما،
تتطلب المواد الرقمية تدخلاً نشطًا مستمرًا لتظل متاحة. يمكن أن تساهم أعطال الكمبيوتر،
والتغييرات في البرامج والأجهزة، والحجم الهائل من المحتوى الرقمي الذي ننشئه يوميًا في فقدان الذكريات المهمة،
إذا لم نتخذ إجراءً للحفاظ على إمكانية الوصول إلى السجلات الرقمية بمرور الوقت.

أهمية الارشفة الرقمية

يمكن أن تساعدك الأساليب التي طورها خبراء الأرشفة الرقمية المحترفون وخبراء الحفظ الرقمي في إدارة المواد الرقمية وتقليل مخاطر فقدان البيانات.
يهدف هذا الدليل إلى مساعدتك في إنشاء خطة للحفاظ على أرشيفك الرقمي الشخصي،
بما في ذلك توصيات لتنظيم المحتوى الرقمي الخاص بك، واختيار تنسيقات الملفات المستدامة، واختيار وسائط التخزين الثابتة.
ضع في اعتبارك أن كل شخص يستخدم أشياءه الرقمية بطرق مختلفة. قد لا يبدو بعضًا من هذا الدليل عمليًا بالنسبة لك.
لكن بذل جهد بسيط للحفاظ على المواد الرقمية أفضل من عدم القيام بأي شيء. من الجيد أيضًا مراعاة الحفظ الرقمي أثناء إنشاء ملفات رقمية جديدة.

لماذا تعتبر الرقمنة والارشفة الالكترونية مهمة بالنسبة لك؟

تساعدك الرقمنة والأرشفة الإلكترونية، كنظام لأمن المعلومات، على إدارة المعلومات الشخصية والسجلات بشكل أفضل في المستودعات الرقمية بشكل فعال وآمن.
يتعلق الأمر بكيفية إدارة المعلومات، وكيف يمكنك الاستفادة منها بطريقة فعالة بحيث تفيدك أنت ومؤسستك.
تعد الرقمنة والأرشفة الإلكترونية للوثائق أحد المحركات الرئيسية للتحول لأن تحليل المعلومات يسمح لك بالاستفادة من اتخاذ قرارات أفضل،
وهو أمر بالغ الأهمية لأي شركة بغض النظر عن حجمها ونوعها وتعقيدها.

فوائد التدريب على الارشفة الرقمية الالكترونية

ستثبت شهادة PECB الرقمية والأرشفة الرقمية الإلكترونية أن لديك:

• فهم هيكل السجلات الإلكترونية ومستويات التمثيل.
• معرفة نماذج إنشاء السجلات واستخدامها والتخلص منها ومعالجتها.
• فهم الآثار المترتبة على الأصالة والسلامة والموثوقية وسهولة استخدام السجلات في الارشفة الالكترونية.
• معرفة استراتيجيات حفظ السجلات للسجلات الإلكترونية في مجموعة متنوعة من البيئات،
  بما في ذلك الشركات والبلديات والإدارات الحكومية ومؤسسات التراث الثقافي والمؤسسات الأكاديمية والمحفوظات.
• أتقن تقنيات الرقمنة والحفظ / الأرشفة الرقمية
• القدرة على تنظيم وتطبيق المعرفة الجديدة والمكتسبة بشكل فعال
• اكتسب المعرفة اللازمة لمقاربة مشروع الرقمنة

خطوات الارشفة الرقمية

أولا: حدد

حدد المواد الرقمية التي تريد الاحتفاظ بها على المدى الطويل.
للبدء بالارشفة الالكترونية في المؤسسات، قم بعمل قائمة بأنواع الملفات الرقمية التي تريد الاحتفاظ بها.
في البداية، ركز جهود الحفظ على مجموعات صغيرة من الملفات الأكثر أهمية في مناطق محددة، مثل صور السفر أو الأوراق البحثية.
لا تنهك بمحاولة توفير كل شيء وقضاء الوقت في أشياء لا تحتاجها بالفعل.
عند تحديد ما تريد حفظه، ضع في اعتبارك الأسئلة التالية:

• إذا تعطلت جميع أجهزتك الإلكترونية غدًا، فما أكثر شيء تندم على خسارته؟
• ما هي الملفات الرقمية التي تمثل ذكريات لا يمكن الاستغناء عنها، أو أحداث حياتية مهمة، أو عملًا إبداعيًا ذا قيمة؟
• ما هي الملفات الرقمية التي تحكي قصصًا ذات مغزى عن حياتك؟

ثانيا: اجتمع

اكتشف مكان وجود الملفات التي تريد الاحتفاظ بها وانسخها إلى كمبيوتر مركزي واحد حتى يمكن نسخها احتياطيًا.
فكر في جميع أجهزة الكمبيوتر والأجهزة والمساحات عبر الإنترنت التي قد تحتوي على المحتوى الرقمي الخاص بك:

• أجهزة الكمبيوتر (الشخصية أو الخاصة بالعمل)
• الهواتف والأجهزة اللوحية
• الأجهزة الإلكترونية الأخرىمشغلات الموسيقى
• الكاميرات الرقمية المخصصة للارشفة الرقمية
• مسجلات الصوت / الفيديو الرقمية
• محركات الأقراص الصلبة والأقراص الخارجية
• البريد الإلكتروني (شخصي أو خاص بالعمل)
• الخدمات السحابية والتخزين (Google Box، إلخ)
• المواقع / المدونات الشخصية
• وسائل التواصل الاجتماعي وخدمات استضافة الملفات (Facebook ،Twitter، إلخ)

ثالثا: تنظيم الارشفة الرقمية والالكترونية في المؤسسات

نظّم ملفاتك بحيث يسهل تصفحها أو البحث فيها. لا يمكن الوصول إلى ملفاتك ما لم تتمكن من العثور عليها ومعرفة ماهيتها.
ستؤدي إضافة معلومات وصفية (بيانات أولية) إلى الملف إلى تسهيل التنقل في مجموعتك الرقمية.
سيؤدي تجميع ملفاتك في مجلدات حسب الموضوع أيضًا إلى تسهيل الوصول إليها والاحتفاظ بها. انظر قسم البيانات الوصفية للمزيد.

رابعا: النسخ الاحتياطي في الارشفة الرقمية

مع وجود جميع ملفاتك الرقمية المهمة على جهاز كمبيوتر واحد، قم بعمل نسخة احتياطية من كل ذلك عن طريق نسخ المجموعة بأكملها إلى وسائط تخزين أخرى،
مثل محركات الأقراص الثابتة الخارجية.
اتبع قاعدة 3-2-1:

3 – عمل 3 نسخ

2 – استخدم نوعين مختلفين من وسائط التخزين

1 – تخزين نسخة احتياطية واحدة في مكان مختلف

اقرأ أيضا: ” ما هو التحول الرقمي؟ تحول ضروري، 5 جوانب للتحول الرقمي”

خامسا: صيانة الارشفة الرقمية

يتطلب الحفظ الرقمي صيانة نشطة بمرور الوقت لضمان استمرار الوصول إلى المواد الخاصة بك.
مهما كان نوع وسائط التخزين التي تستخدمها، راقبها عن طريق التحقق بشكل دوري من أرشيفك الرقمي.
تحقق من مساحة التخزين الخاصة بك سنويًا. لا تنتظر حتى يتعطل جهاز الكمبيوتر الخاص بك أخيرًا لاكتشاف فشل التخزين أيضًا.
كل عام ، قم بالاتصال بوسائط التخزين الخاصة بك وافتح بعض الملفات العشوائية لاختبار إمكانية الوصول إليها.
قم بتحديث التخزين الخاص بك كل 5-7 سنوات. انسخ وحدة التخزين الرقمية الخاصة بك إلى وسائط جديدة للتخفيف من مخاطر تقادم التكنولوجيا.
أيضًا، قد ترغب في الاستفادة من سعة التخزين المتزايدة لمحركات الأقراص الأحدث مع تطور الأجهزة.

مفاهيم مهمة للارشفة الرقمية

Born Digital مقابل الرقمنة:

تعتبر الملفات التي تم إنشاؤها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو الأجهزة الرقمية الأخرى “رقمية وليدة”،
لأنها تنشأ كمحتوى رقمي بدلاً من كونها بدائل رقمية للمواد المادية.
الرقمنة هي عملية إنشاء نسخ رقمية من المواد المادية من خلال المسح أو التسجيل أو تقنيات الالتقاط الرقمي الأخرى.
يركز هذا الدليل على المواد الرقمية المولودة، على الرغم من أن العديد من المفاهيم التالية تنطبق أيضًا على إنشاء نسخ رقمية من المواد المادية.

تنسيقات الملفات:

معايير التشفير التي تسمح لأجهزة الكمبيوتر بتخزين المعلومات والوصول إليها كأنواع مختلفة من الوسائط بحيث يمكن عرضها بواسطةبرنامج الارشفة الرقمية.
يشار إلى تنسيقات الملفات عادة بالامتداد الذي يظهر في نهاية اسم الملف، مثل .doc ،.mp3، وما إلى ذلك.
من المحتمل أن تستمر تنسيقات الملفات التي يتم تبنيها على نطاق واسع من قبل أعداد كبيرة من المستخدمين في الدعم بواسطة البرامج، المتصفحات وأنظمة العرض الأخرى.

اقرأ أيضا: ” المنصة كخدمة (PaaS)”

الضغط:

تستخدم بعض تنسيقات الملفات خوارزميات الضغط لجعل أحجام الملفات أكثر كفاءة من خلال التخلص من البيانات التي تعتبرها الخوارزمية زائدة عن الحاجة.
اعتمادًا على نوع الضغط، قد يؤدي ذلك إلى انخفاض دائم في جودة محتوى الملف.
قد يكون هذا مناسبًا للاستخدامات اليومية لملفاتك،
ولكن قد ترغب في أن تكون على دراية بنوع الضغط الذي تستخدمه تنسيقات الملفات عند حفظ الملفات المهمة على المدى الطويل في الارشفة الالكترونية.

المصدر المفتوح مقابل الملكية في الارشفة الرقمية:

إذا كانت مواصفات تنسيق الملف (الوثائق التي تصف كيفية عمل التنسيق) مفتوحة للعرض العام (ويعرف أيضًا باسم المصدر المفتوح)،
فمن المحتمل أن يظل التنسيق متاحًا عبر منصات مختلفة. إذا كان التنسيق مملوكًا،
فإن مواصفاته يتم الحفاظ عليها من قبل منظمة قد ترغب في الاحتفاظ بالتنسيق مغلقًا في برنامج تجاري معين،
مما قد يجعل الحفاظ عليه أكثر صعوبة. بشكل عام، تحتوي التنسيقات المفتوحة على تبعيات برامج أقل وبالتالي فهي أفضل للحفظ.

التقادم في الارشفة الرقمية:

عندما لا يتم استخدام أو دعم تنسيق ملف أو وسائط قرص أو نظام كمبيوتر على نطاق واسع،
فهناك خطر متزايد يتمثل في أن المحتوى الرقمي الذي يحتوي عليه قد يتعذر الوصول إليه تمامًا يومًا ما.
يهتم خبراء الارشفة الرقمية بنقل المحتوى من التنسيقات المعرضة للخطر ووسائط التخزين إلى معايير أكثر استقرارًا من المرجح أن تظل متاحة بمرور الوقت.

من المعروف أن أرشيف السنوات السابقة لمؤسسة غير موجودة يصعب الوصول إليه بالطرق التقليدية بسبب كثرة الأوراق والفاكسات.
الآن من خلال هذا الارشفة الرقمية يمكنك الوصول إلى أي مستند بأقصى سرعة وأمان.
الأنظمة المتميزة التي تساعد على ترتيب المستندات الخاصة بك حيث يمكنك تسجيل المستندات بطريقة بسيطة وإمكانية الرجوع إليها بسهولة.